Op afstand een vergadering leiden

Hoe leidt u effectief een vergadering, zelfs op afstand?

De coronacrisis heeft het vergaderlandschap voorgoed veranderd. Virtuele vergaderingen zijn nu de norm, maar zonder de juiste aanpak kunnen ze snel inefficiënt en tijdrovend worden.

In deze training leert u:

• hoe u uw online vergaderingen gestructureerd en doelgericht houdt
• welke tools en technieken u helpen om deelnemers betrokken en actief te houden
• hoe u de voorbereiding, het verloop en de opvolging van virtuele meetings optimaliseert
• hoe u als organisator of deelnemer bijdraagt aan constructieve interacties op afstand

Het doel? Van elke digitale vergadering een nuttig en doeltreffend moment maken.

• rollenspellen en simulaties van een fictieve virtuele vergadering
• debriefing met focus op verbaal gedrag, doelstellingen en het voorzitten van de vergadering
• oefening in het herkennen en analyseren van verbaal gedrag tijdens online meetings
• casestudy over de logistieke en technische randvoorwaarden van een geslaagde virtuele vergadering
• oefening in het opstellen van een doeltreffende en duidelijke uitnodiging

Een virtuele vergadering voorbereiden

• bepalen welk materiaal u nodig hebt en rekening houden met logistieke en technische aspecten
• het juiste type vergadering kiezen in functie van de doelstellingen
• doelstellingen duidelijk communiceren in de uitnodiging
• een uitnodiging of oproep helder en gestructureerd opstellen

Actief deelnemen aan een virtuele vergadering

• herkennen welk verbaal gedrag participatie bevordert of belemmert
• technieken aanleren om actieve deelname te stimuleren

Een virtuele vergadering effectief leiden

• zorgen voor een vlot verloop en naleving van afspraken (bijvoorbeeld tijdsbeheer)
• gepast reageren op ongepast gedrag en lastige situaties, zoals complexe vragen, agressiviteit of manipulatie

De opvolging van een virtuele vergadering verzekeren

• duidelijke notulen of een gestructureerd verslag opstellen en verspreiden