Conduire une réunion efficacement

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Les leviers pour gérer une réunion efficacement
Présentation

Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels ou une perte de temps,  elles n’en restent pas moins des outils incontournables de management et de communication.

Objectif(s)
  •  apprendre à mener une réunion à bien et à la rendre la plus efficace possible
Programme
Premier jour
1. Communiquer en groupe
  • Les règles de base de la communication.
  • Transmettre, communiquer.
  • Gérer le positionnement, acter sa place.
  • L'empathie, la capacité d'identification.
  • L'écoute active, les attitudes facilitatrices.
  • Les obstacles à la communication.
  • Les contaminations comportementales.
  • L'auto-confirmation des croyances.
2. Prendre la parole devant un auditoire
  • Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
  • Harmoniser verbal et non verbal.
  • Savoir s'affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
  • L'utilisation de la voix : le timbre, le ton, le rythme.
  • Gérer le stress face à plusieurs interlocuteurs, réguler ses rythmes internes.
  • Le trac : une stimulation à adapter aux situations.
3. Préparer une réunion
  • Programmer, planifier.
  • Clarifier l'objectif, l'ordre du jour, les priorités.
  • Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
  • Gérer la logistique.
Deuxième jour
4. Mener une réunion
  • Identifier, graduer, enchaîner les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions, concertation, négociation, créativité... suivant leurs fonctions respectives.
  • La réunion restreinte, la grande réunion. Différencier les pratiques.
  • Eviter la réunionite, détecter la réunion « impasse ».
  • Les règles de base de la dynamique de groupe.
  • Impulser, accompagner, réguler, finaliser.
  • Réaliser les 4 phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
  • Les fonctions de l'animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
  • Gérer le temps, maîtriser les dérives : la méthode de la fourchette.
  • Le travail des participants.
  • Anticiper et traiter les diverses impréparations.
  • La réunion improvisée.
  • Négocier les contraintes organisationnelles handicapantes.
  • Intégrer les divers types de participants « difficiles » : le bavard, le raisonneur, l'interventionniste envahissant, le participant ayant des difficultés d'expression, le mutique, le démotivé, le contradicteur systématique, le leader sauvage, les participants non prévus, imposés...
  • Composer avec les personnalités fortes, complexes.
  • Empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte.
  • Analyser, résoudre les situations délicates, tirer parti des obstacles.
  • Les supports visuels et leur utilisation spécifique.
  • La vidéoconférence, la conférence téléphonique : usages, recommandations.
  • Rédiger le compte rendu : ses fonctions, les divers plans possibles, sa diffusion.
5. Mettre en place un plan d'action
Méthodologie spécifique

Exercices pratiques et concrets :

  • Les exercices mettent en pratique tous les outils de communication et de prise de parole.
  • Simulations de divers types de réunions.
    • Identification des difficultés rencontrées.
    • Concrétisation des solutions.
    • Diversification des possibilités selon le style de chacun.

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