Formation: conduire une réunion efficacement

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Moins de réunions, mais des réunions plus productives
Présentation

Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux professionnels ou une perte de temps,  elles n’en restent pas moins des outils incontournables de management et de communication. Qu’est-ce qu’une bonne réunion ? Comment diminuer son temps de réunion par 2 tout en étant plus efficace dans la prise de décision? 

Objectif(s)

Cette formation a pour objectifs de vous apprendre à mener une réunion à bien et à la rendre la plus efficace possible

  • Quelles sont les différents types de réunion (d’équipe, projet, coordination, information..) et leurs besoins

  • Comment organiser et préparer une réunion?

  • Comment animer une réunion à distance? Comment préparer une vidéo conférence (webex, zoom, skype…)

  •  

    Comment gérer les personnalités difficiles en réunion?

Programme
Premier jour de formation
1. Communiquer en groupe
  • Quelles sont les différents types de réunion (d’équipe, projet, coordination, information..) et leurs besoins
  • Identifier, graduer, enchaîner les divers types de réunions : information, résolution de problèmes, prise de décisions, concertation, négociation, créativité... suivant leurs fonctions respectives.
  • La réunion restreinte, la grande réunion. Différencier les pratiques.
  • Les règles de base de la communication.
  • Les obstacles à la communication.
2. Le rôle de l'animateur de réunion et du groupe
  • Coordonner la posture, le regard, la gestuelle.
  • Harmoniser verbal et non verbal.
  • Savoir s'affirmer : ancrer sa parole, inscrire son message, impliquer son auditoire, convaincre.
  • L'utilisation de la voix : le timbre, le ton, le rythme.
  • Gérer le stress face à plusieurs interlocuteurs, réguler ses rythmes internes.
  • Le trac : une stimulation à adapter aux situations.
  • Les fonctions et attitudes de l'animateur : faciliter, réguler, accompagner la production.
3. Préparer et organiser une réunion en pratique
  • Programmer, planifier.
  • Comment rédiger un ordre du jour d’une réunion
  • Clarifier l'objectif, l'ordre du jour, les priorités.
  • Choisir les participants, le lieu, le rapporteur.
  • Gérer la logistique
  •  Préparer les réunions à distance, par téléphone et par vidéoconférence (zoom, skype, webex, teams…)
  • Les supports visuels et leur utilisation spécifique.
  • Rédiger le compte rendu : ses fonctions, les divers plans possibles, sa diffusion.
Deuxième jour de formation
4. Mener une réunion en 4 phases
  • Eviter la réunionite, détecter la réunion « impasse ».
  • Les règles de base de la dynamique de groupe.
  • Impulser, accompagner, réguler, finaliser.
  • Réaliser les 4 phases de la réunion : contracter, collecter, construire, synthétiser.
  • Gérer le temps, maîtriser les dérives : la méthode de la fourchette.
  • Le travail des participants.
  • Anticiper et traiter les diverses impréparations.
  • La réunion improvisée.
  • Négocier les contraintes organisationnelles handicapantes.
  • Intégrer les divers types de participants « difficiles » : le bavard, le raisonneur, l'interventionniste envahissant, le participant ayant des difficultés d'expression, le mutique, le démotivé, le contradicteur systématique, le leader sauvage, les participants non prévus, imposés...
  • Composer avec les personnalités fortes, complexes.
  • Empêcher la création de clans, désamorcer les règlements de compte et conflits
  • Analyser, résoudre les situations délicates, tirer parti des obstacles.
5. Mettre en place un plan d'action
Méthodologie spécifique
Informations pratiques 

Lieux de la formation: Belgique, Luxembourg, France...

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